Sharing and Access Request

par Antoinette FRANCIS

Bonjour à tous,

Dans cet article, nous allons découvrir les nouveautés de SharePoint 2013, en termes de partage et de demande d’accès : Sharing and Access Request (AR).

  • Problématiques des autorisations d’accès et de l’ancienne fonctionnalité de demande d’accès (AR)

Dans les versions antérieures de SharePoint, accorder l’accès à un site, pouvait être un peu compliqué. En effet, les utilisateurs-décideurs côté métier, ne savent pas, quel niveau d’autorisation il faut accorder aux autres utilisateurs. Les utilisateurs-décideurs ne savent généralement pas, qui doit posséder des autorisations sur un site. On se retrouve avec des besoins d’accès différents de ceux planifiés et avec des demandes d’accès récurrentes qui peuvent mettre en jeu la productivité des utilisateurs en cas de retard de traitement de ces demandes.

En contrepartie, les demandes d’accès à SharePoint étaient très limitées :

  • Vous pouviez demander l’accès uniquement si vous n’aviez aucun droit d’accès.
  • Il n’y avait pas de moyen pour demander un accès supplémentaire ou des autorisations supplémentaires.
  • Vous ne pouviez pas partager des sites avec d’autres utilisateurs si vous n’aviez pas le droit d’accorder des autorisations.
  • Les utilisateurs ne pouvaient pas voir le statut de leur demande pour suivre celle-ci.
  • Les propriétaires du site n’avaient pas une page pour voir toutes les demandes en attente et pouvoir les gérer.
  • Les utilisateurs ne pouvaient pas voir le niveau d’accès qu’ils ont.

2. Quelles sont les améliorations apportées par SharePoint 2013

SharePoint 2013 remédie à ces problématiques en améliorant la fonctionnalité de partage « Sharing and Access Request » comme suit:

  • Les utilisateurs peuvent demander l’accès à partir de la page “Accès refusé” comme dans les anciennes versions.
  • Un élément de conversation pour les demandes d’accès, de sorte que les administrateurs et les utilisateurs puissent communiquer à propos de la demande.
  • Une boite de dialogue pour ajouter des utilisateurs, et des groupes de sécurité.
  • Une fonctionnalité “request on behalf of” qui permet, dans le cas où vous ne disposez pas de droits nécessaires pour accorder des autorisations d’accès, d’envoyer une demande à l’administrateur, au nom de quelqu’un d’autre.
  • Une page de gestion des demandes d’accès AR pour que les administrateurs puissent voir et répondre aux demandes.
  • Les utilisateurs peuvent partager un site à partir du menu « Actions du site »

3. Processus de partage et de demande d’accès

Avant d’activer la fonctionnalité de partage et de demande d’accès, l’utilisateur qui se connecte à un site non partagé avec lui, reçoit un message lui signalant qu’il n’a pas le droit d’accéder au site : “Sorry, this site hasn’t been shared with you”.

Commençons par activer la fonctionnalité de partage et de demandes d’accès, ceci se fait de la même manière que dans SharePoint 2010. Pour ce faire, il suffit de configurer l’envoi de messages électroniques (serveur SMTP). Aller dans l’administration centrale. Sous «System Settings», choisissez «Configure outgoing e-mail settings». Cf. image ci-dessous.

Une fois cette fonctionnalité activée, si un utilisateur se connecte à un site non partagé avec lui, il sera invité à expliquer pourquoi il a besoin de se connecter à ce site et un dialogue pourra se faire avec le propriétaire du site.

Supposons qu’un utilisateur « user Test » remplit une demande d’accès à un site non partagé avec lui et clique « send request »

Une demande d’accès sera alors créée et elle pourra être consultée et gérée à n’importe quel moment par un administrateur ou par le propriétaire du site. Il y a plusieurs façons pour accéder à la page qui permet de gérer les demandes d’accès et les invitations.

a) A partir de n’importe quelle page ou quel site, cliquez sur « Actions du site » représenté dans SharePoint 2013 en forme de roue dentée. Cliquez sur « Shared With ». Si des demandes d’accès existent déjà, vous verrez le message : There are pending access requests. View requests.

Cliquez sur « View requests » pour être redirigé vers la page de gestion des demandes d’accès et des invitations.

b) A partir des paramètres du site «Site Settings», pour y accéder, procédez comme suit :
1) A partir de n’importe quelle page ou quel site, cliquez sur « Actions du site » représenté dans SharePoint 2013 en forme de roue dentée.
2) Cliquez sur «Site Settings».
3) Cliquez sur «Access requests and invitations»

c) Si vous êtes à la page des permissions du site «Site Permissions», et que des demandes d’accès ont été faites, le message suivant s’affichera :

“People are waiting for your approval so that they can access this site. Show access requests and invitations”.
Si vous cliquez sur “Show access requests and invitations”, vous serez redirigé vers la page de gestion des demandes d’accès et des invitations.

Dans la page de gestion des demandes d’accès et des invitations on peut consulter la liste des demandes d’accès en attente de traitement et décider pour chacune si on veut l’accepter, la refuser ou demander un complément d’informations.

On peut demander un complément d’informations, l’utilisateur qui a fait la demande peut lire le message la prochaine fois qu’il essaye de se connecter au site:

Un utilisateur qui a des droits d’accès à un site, sans pour autant avoir le droit d’accorder des autorisations sur ce site, peut partager le site et faire ainsi une demande d’accès au profit d’un utilisateur tiers en utilisant la fonctionnalité «Request On Behalf »:

Dans l’image ci-dessous, l’utilisateur «User Test», a fait la demande d’accès au profit de Jean-Paul Muller.

A la prochaine tentative de connexion au site et tant que l’utilisateur n’a pas eu l’autorisation d’accès au site, il peut voir l’état de sa demande et ajouter des informations supplémentaires en cas de besoin.

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