Access 2013 Preview

par John-Christopher Spitz

Bonjour à toutes et à tous !

Dans cet article nous allons passer en revue les nouveautés d’Access 2013 Preview.

Plan

1/ Nouveautés d’Access 2013 Preview

Il existe trois moyens de faire interagir Access avec SharePoint.

Nous allons reprendre chacun de ces moyens et détailler les nouveautés – s’il y en a – qui y sont liées.

a. Hébergement du fichier Access :

Le premier est tout simplement d’enregistrer le fichier Access dans SharePoint.

SharePoint on-premise :

Comme dans les anciennes versions, on crée une nouvelle base Access locale que l’on peut ensuite enregistrer dans une liste SharePoint.

Ex avec une base de contacts :
Choix du modèle Access
 Description du modèle et choix de l’emplacement d’enregistrement


Menu « enregistrer sous »


Fichier Access dans une liste SharePoint

Office 365 – SharePoint Online :

Avec la mise en place du Cloud, Access profite désormais de l’environnement Office 365 (contenant un SharePoint) pour déléguer la sécurité, la sauvegarde et l’accessibilité de votre base à Microsoft.
Cette nouvelle possibilité passe par la création d’une web application reliée directement au SharePoint Online.

Ce concept de web application est LA nouveauté d’Access sur laquelle nous reviendrons plus tard (cf . « c. Utiliser Access Services pour relier Access à SharePoint »)

Ex avec une web application de contacts :


Choix du modèle Access


Description du modèle et choix de l’emplacement d’enregistrement

b. Déplacer les tables Access dans SharePoint :

Le second est de déplacer les tables d’Access dans SharePoint. Cette fonctionnalité existait déjà et n’a, à priori, pas évolué :
Bouton de connexion des tables Access à SharePoint Table Access dans SharePoint sous la forme de liste


Eléments d’Access avant connexion à SharePoint Eléments d’Access après connexion à SharePoint


c. Utiliser Access Services pour relier Access à SharePoint :

Troisième moyen et celui qui nous intéresse particulièrement ici, l’utilisation des Access Services.

C’est dans cette partie que l’on va retrouver le plus de nouveautés…

En effet, les Access Services fonctionnent désormais avec les Access Web Apps.

Comme nous l’indique Microsoft dans le Module 6 – Partie 2 à cette adresse, ce changement apporte plusieurs points intéressants :

  • Nouvelle architecture où Access, déployé en Apps, est hébergé par SharePoint et où ses données sont stockées dans une base SQL.


  • 1 Access App = 1 Base de données SQL
  • 1 Access App = 1 Tenant dans SharePoint
  • Access apps = SharePoint apps
  • Access devient une couche d’abstraction de SQL Serveur (SQL 2012/SQL Azure) ce qui facilite l’évolution de la plateforme de stockage
  • Access facilite la mise en place de la méthode RAD (Rapid Application Development)
  • Possibilité de créer les bases de données dédiées sur un autre serveur que celui de SharePoint

d. En résumé

Vous l’aurez compris, LA nouveauté d’Access 2013 Preview est son utilisation des Web Applications qui lui permettent d’être hébergé sur du SharePoint (on-premise ou Online) et le fait que ses données se voient déporter sur un serveur SQL (Instance de SharePoint ou autre).

2/ Installation de l’environnement ‘Apps’

Avant de pouvoir tester ces fameuses Web Application Access, ces « Access apps », il faut mettre en place l’environnement ‘Apps’ sur votre Windows Serveur 2012.

Pour ce faire, je vous renvoie à un article Microsoft que j’ai suivi pour mettre en place mon environnement et que je trouve très clair : Configure an environment for apps for SharePoint (SharePoint 2013)

Point important coté SQL Server, il faut que votre instance SharePoint accepte les authentifications SQL et Windows :



Une fois votre environnement ‘Apps’ en place, vous pouvez enfin tester les « Access Apps » 🙂

Update : Si vous rencontrez toujours des erreurs lors de l’ajout d’une apps coté connexion SQL. Coupez votre firewall et retester… Merci à Michael pour l’information.

3/ Fonctionnement de l’Access App

a. Mise en place de l’app :

Deux moyens de mettre en place notre « Access App ».

Soit en passant par SharePoint :


Soit en passant par Access :


Ici, les « Access Apps » sont reconnaissable par la sphère bleue présente dans le fichier. Vous pouvez également utiliser le moteur de recherche de Templates online qui est de très bonne facture ou tout simplement partir de zéro avec la « Custom web app ».

Pour information :

Si vous voulez déployer sur du SharePoint on–premise, tapez l’adresse dans la zone URL directement :



Sinon, vous avez – selon le compte que vous utilisez dans Access – une liste de services associés à votre compte qui vous est proposée :



Cette liste de services connectés peut être modifiée en passant par l’onglet « Account » d’Access :

Si tout c’est bien passé, vous devriez voir du côté SharePoint dans la liste des contenus du site ceci :


Et lorsque vous cliquez sur le nom de l’application :


Un petit passage par SQL Management nous confirme la création de la Base de données Access :

b. Utilisation de l’app :

Visuels :

Voici un visuel de l’application « Contacts » en « Access Apps » dans SharePoint :


Et un visuel de l’apps coté Access :


c. Mise en pratique :

Pour la mise en pratique, je vous renvoie à cet article qui permet de survoler les principales fonctionnalités : How to: Create and customize a web app in Access 2013 Preview

Si vous avez créé l’app coté SharePoint, pour obtenir la vue client Access, il faut cliquer sur le lien en haut à gauche et ouvrir le fichier de connexion téléchargé :
d. Points intéressants :
Suivi des macros :

Access propose une table de suivi par macro qui est activable depuis l’écran de création de macro.

Il faut alors cliquer sur le bouton « Data Macro Tracing », enregistrer la macro et le formulaire, jouer la macro dans SharePoint puis retourner dans Access pour cliquer sur « View Trace Table » qui affiche alors le tableau ci-dessous :


Gestion des reports :

Au-delà du fait que les données soient dans SQL avec tous les avantages que cela représente pour faire des reports avec les outils habituels (Excel, Power View, and Crystal Reports). Access propose également un rapport sous la forme de base de données uniquement cliente.

Rendez-vous dans l’onglet « Info » d’Access pour cliquer sur « Report on my Data » :


Qui vous fournit un fichier qui à l’ouverture donne ceci :

Gestion des droits :
  • Pour ouvrir l’app dans Access, sans connaitre l’url, il faut obtenir le fichier de connexion depuis SharePoint :

Le fichier de connexion à l’application doit pouvoir être téléchargé (cf. « c. Mise en pratique »)


    • Une fois le fichier de connexion obtenu ou si l’on connait l’url, les droits d’accès à l’app dépendent des droits SharePoint :


    • Pour gérer les droits SQL de notre app, un menu dédié existe dans Access :

Selon les droits autorisés, un compte est automatiquement généré par Access :

 

    • Coté SharePoint, 2 niveaux d’autorisation sont gérés :

Droits de l’application en tant que telle (comme dans Facebook) :


Droits d’utilisation de l’app selon les groupes SharePoint :

Boutons d’actions Droits Groupe Admin Groupe Membres Groupe Visiteur

Visualiser



Ajout/Modification/Suppression d’entrées



Modification du formulaire



Utilisateur courant :

Dans les macro/data-macro d’Access, pour obtenir l’utilisateur connecté à l’app il faut utiliser la commande « =UserLoginName() ».

e. Pour aller plus loin :

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